ITM: Program de verificare a fisierelor generate de REVISAL

Inspectia Muncii pune la dispozitia angajatorilor o aplicatie informatica destinata verificarii fisierelor de tip .XML generate din aplicatiile informatice proprii pentru gestiunea Registrul General de Evidenta a Salariatilor. Pentru corecta instalare si utilizare, se recomanda parcurgerea în prealabil a manualului de instalare si utilizare. 
Aplicatia de validare este destinata în special angajatorilor care utilizeaza aplicatii informatice proprii pentru generarea fisierelor de actualizare a registrului în conditiile respectarii specificatiilor privind structura si formatul de fisier care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de munca.

Ordinul 2520/2010 privind depunerea declaratiilor fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanta de catre contribuabilii mari si mijlocii

In Monitorul Oficial nr. 704/21 octombrie 2010 a fost publicat Ordinul presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala nr. 2568/2010 pentru modificarea si completarea OPANAF nr. 2520/2010 privind depunerea declaratiilor fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanta de catre contribuabilii mari si mijlocii.
Potrivit modificarilor si completarilor aduse de OPANAF nr. 2568/2010, titularul unui certificat calificat poate fi desemnat/imputernicit pentru semnarea declaratiilor fiscale de catre mai multi contribuabili, precizandu-se si documentele necesare pentru obtinerea unui  certificat calificat.
Cititi si: Declaratiile fiscale on-line – semnate cu certificate digitale calificate

Întocmirea şi utilizarea documentelor financiar-contabile

Documente justificative
Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice, instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate sau în România, prevăzute în Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz).
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate dobândesc calitatea de document justificativ în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare, şi anume: denumirea documentului justificativ; denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeşte documentul; numărul documentului şi data întocmirii acestuia; menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul); conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia; datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz; numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz; alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
De asemenea, în cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul social.
Documentele justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderouri de achiziţii, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.
Documentele care se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii civile, încheiate în acest scop şi documentul prin care se face dovada plăţii, respectiv dispoziţia de plată/încasare.
Documentele contabile: jurnale, fişe etc., care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ; sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate; conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare; semnăturile pentru întocmire şi verificare, după caz.
Important! Documentelor în formă electronică, ce conţin date privind operaţiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică, li se aplică regimul juridic prevăzut prin Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile şi chitanţele în formă electronică, emise fără îndeplinirea condiţiilor prevăzute de legea mai sus menţionată, nu au calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată.
Corectarea documentelor financiar-contabile
În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.
Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.
Atenţie! Documentele justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori alte documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, care sunt întocmite greşit, se anulează şi rămân în carnetul respectiv.
La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât şi a primitorului.
În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut modificarea.
Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a unităţii) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea unităţii.
În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de către un terţ (persoană fizică sau juridică), în relaţiile dintre terţi şi unităţile beneficiare, pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate trebuie să se respecte următoarele reguli:
– documentele justificative să fie întocmite corect şi la timp de către unităţile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective;
– documentele contabile, întocmite de terţi pe baza documentelor justificative, trebuie predate unităţilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau convenţiile civile încheiate, terţii răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor;
– în condiţiile în care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoană fizică sau juridică autorizată potrivit OG nr. 65/1994 privind organizarea activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, republicată, unităţile beneficiare trebuie să efectueze verificarea documentelor contabile obţinute de la terţi, în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectării corespondenţei conturilor şi exactităţii sumelor înregistrate.
Modalităţi de înregistrare în evidenţa contabilă
Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natură şi perioadă.
Operaţiunile contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, se înregistrează în contabilitate pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de calcul.
În cazul stornărilor, pe documentul iniţial se menţionează numărul şi data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaţiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menţionează documentul, data şi numărul de ordine ale operaţiunii care face obiectul stornării.
Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop.
Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate.
Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automată a datelor.
Factura se întocmeşte şi se utilizează în conformitate cu prevederile Codului Fiscal.
Pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără drept de deducere a taxei pe valoarea adăugată şi nu sunt obligate să întocmească facturi, în conformitate cu prevederile Codului Fiscal şi ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operaţiunile economice se înregistrează în baza contractelor încheiate între părţi şi a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., după caz.
Registrele de contabilitate şi formularele financiar-contabile pot fi adaptate în funcţie de specificul şi necesităţile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, cu condiţia respectării conţinutului de informaţii şi a normelor de întocmire şi utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.
În situaţia în care activitatea de întocmire a documentelor justificative şi financiar-contabile este încredinţată în baza unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice, este obligatoriu să se prevadă în contract clauze referitoare la întocmirea şi utilizarea formularelor în aceste condiţii. Se pot stabili şi norme proprii de întocmire şi utilizare a formularelor financiar-contabile, cu condiţia ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare.
Regimul formularelor financiar-contabile
Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:
– persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente;
– fiecare formular va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de societate. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
– persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice, instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate sau în România, prevăzute în Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz).

Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite.
În situaţia în care prin alte reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să fie păstrat la altă unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului respectiv.
Pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile trebuie adusă la cunoştinţă, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unităţii (administratorului unităţii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii respective).
În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducătorul unităţii trebuie să încheie un proces-verbal, care se semnează de către conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului financiar-contabil al unităţii sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcţie, persoana responsabilă cu păstrarea documentului şi şeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz.
Când dispariţia documentelor se datorează conducătorului unităţii, măsurile privind comunicarea şi întocmirea procesului verbal se iau de către ceilalţi membri ai consiliului de administraţie.
În condiţiile în care documentul pierdut a fost întocmit de către unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleaşi proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menţionându-se în antetul documentului că este reconstituit, şi stă la baza înregistrărilor în contabilitate.
Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune, se încunoştinţează imediat organele de urmărire penală.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire”, întocmit separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut, şi anume:
 – sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;
 – procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
 – dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei vinovate;
 – dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului;
 – o copie a documentului reconstituit.
În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitentă iar unitatea emitentă va trimite unităţii solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea „DUPLICAT”, cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea şi constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă unităţii, salariaţilor sau altor unităţi, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.
 În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.
Duplicatul poate fi:
 – o factură nouă, care să cuprindă aceleaşi date ca şi factura iniţială, şi pe care să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială; sau
 – o fotocopie a facturii iniţiale, pe care să se aplice ştampila societăţii şi să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială.
Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc răspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.
Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sancţiunilor aplicate, în condiţiile legii.
În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, şi se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.
Conducătorii unităţilor vor lua măsuri pentru asigurarea înregistrării şi evidenţei curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea şi evidenţa responsabililor de păstrarea acestora, evidenţa tuturor reconstituirilor de documente, precum şi pentru păstrarea dosarelor de reconstituire, pe toată durata de păstrare a documentului reconstituit.

Registrele de contabilitate

Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, registrele de contabilitate obligatorii pentru persoanele prevăzute la art.1: societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice, instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate sau în România, sunt: Registrul-jurnal, cod 14-1-1, Registrul-inventar, cod 14-1-2, şi Cartea mare, cod 14-1-3.

Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate încât să permită în orice moment identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări informatice, după caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.
Registrul-jurnal, cod 14-1-1, este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare.
Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate.
Unităţile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor etc.
Unităţile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.
Editarea Registrului-jurnal se efectuează la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii.
Persoanele fizice care desfăşoară activităţi independente şi conduc contabilitatea în partidă simplă, în conformitate cu prevederile legale, întocmesc Registrul jurnal de încasări şi plăţi, cod 14-1-1/b, precum şi alte documente de evidenţă prevăzute de legislaţia în domeniu.
Registrul-inventar, cod 14-1-2, este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se întocmeşte la înfiinţarea unităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării unităţii, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege, pe bază de inventar faptic.
În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv.
Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul acestora la sfârşitul exerciţiului financiar.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar.
Pe baza Registrului-inventar şi a balanţei de verificare de la 31 decembrie se întocmeşte bilanţul care face parte din situaţiile financiare anuale.
Cartea mare, cod 14-1-3, este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului.
Registrul Cartea mare poate conţine câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.
Editarea Cărţii mari se efectuează la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii.
Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Persoanele fizice care utilizează tehnica de calcul trebuie să asigure listarea acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani de păstrare.
Important! Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, care utilizează, potrivit legii, registre şi formulare specifice privind activitatea financiară şi contabilă, reglementate prin actele normative în vigoare, procedează la înscrierea datelor în aceste registre şi formulare potrivit normelor specifice, prezentate în actele normative respective, precum şi prezentelor norme metodologice privind documentele justificative şi financiar-contabile.

Declaratiile fiscale on-line – semnate cu certificate digitale calificate

Declaraţiile fiscale transmise prin mijloace electronice vor putea fi semnate numai de persoanele care deţin certificat digital calificat, conform Ordinului nr. 858/2008, al Ministerului Economiei şi Finanţelor. Certificatele digitale nu vor mai fi emise de ANAF, ci vor fi solicitate numai de la furnizorii de servicii de certificare acreditaţi prin Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică. Certificatele digitale calificate vor fi utilizate pentru depunerea declaraţiilor fiscale prin mijloace electronice, cu ajutorul serviciului „Depunere declaraţii on-line” care se găseşte pe site-ul oficial al Ministerului Economiei, portalul ANAF. Potrivit Ordinului nr. 858/2008, contribuabilii pot depune on-line următoarele declaraţii fiscale:
– declaraţia privind obligaţiile de plată la bugetul de stat;
– declaraţia privind obligaţiile de plată la bugetele asigurărilor sociale şi fondurilor speciale;
– declaraţia privind accizele;
.- declaraţia rectificativă;
– declaraţia privind impozitul pe profit;
– decontul de taxă pe valoarea adăugată;
– decontul special de taxă pe valoarea adăugată;
– decontul privind accizele;
– decontul privind impozitul la ţiţeiul din producţia internă.